Jak proces fungoval v praxi:
- Všechny doklady se vozily fyzicky. Majitelé je sbírali, tiskli a jednou za čas odváželi účetní, které je vhazovali do schránky u její kanceláře.
- Faktury vystavovala manželka majitele v zastaralém účetním programu, který nebyl nijak napojen na banku ani na online přehledy plateb.
- Aby zjistila, kdo zaplatil a kdo ne , musela si ručně tisknout bankovní výpisy a škrtat si jednotlivé platby tužkou.
- Stejně postupovala i u výdajů, kde si ručně kontrolovala, že všechny položky z banky jsou zároveň doložené fakturou, aby je mohla předat účetní.
Celý proces byl neuvěřitelně časově náročný a náchylný na chyby. Každý doklad prošel několika tisknutími, přepisováním a fyzickým předáváním. Jakmile účetní doklady zpracovala, data se zpětně k vedení firmy prakticky nevracela.
Důsledky:
- Obrovská administrativní zátěž – desítky hodin měsíčně strávených tiskem, kontrolou a fyzickým předáváním dokladů.
- Žádný aktuální přehled o tom, jak si firma stojí – majitelé neviděli průběžný hospodářský výsledek ani stav cashflow.
- Nejasnost při daňových povinnostech – až těsně před odevzdáním daňového přiznání se dozvěděli, kolik budou platit. Sami říkali, že „do poslední chvíle nevěděli, jestli to bude milion nebo dva“.
Naše řešení – digitalizace, bezpapírový oběh dokladů a AI CFO
1) Online účetní systém pro fakturaci a pohledávky
- Klient má online přístup do účetního systému.
- Vystavuje faktury přímo v systému a vidí automaticky spárované úhrady z banky. Díky tomu má aktuální přehled o pohledávkách (kdo platí včas, kdo je po splatnosti).
- Odpadlo tisknutí a fyzické předávání faktur – vše je v cloudu a dohledatelné.
2) Výměna dokladů přes Google Drive + skenování z mobilu
- Klient na pár kliků naskenuje doklady z telefonu a nahraje přímo na Drive.
- Notifikace zajistí, že účetní vidí nové doklady ihned a může je zpracovat pomocí AI (rozpoznání dodavatele, data, částky, DPH, VS, účel, případně zakázka/středisko).
- AI předpřipraví návrh zaúčtování a spáruje položky s bankou; účetní jen provede rychlou kontrolu a řeší výjimky.
3) Měsíční uzávěrka napojená na reporting + AI CFO komentář
- Po uzavření měsíce klient dostává přehlednou uzávěrku napojenou na reporting – vše srozumitelně zpracované na dvě strany.
- AI CFO shrne klíčové hospodářské výsledky, vývoj tržeb, nákladů a zisku, ale hlavně doporučí, co s těmito čísly dělat dál.
- Každý měsíc tak vedení firmy dostává nejen výsledovku, ale i praktické rady a varování – například kde roste nákladovost, jak se mění likvidita nebo že je čas přenastavit platební podmínky s odběrateli.
- AI CFO upozorní na trendy, které by v tabulkách snadno zapadly, a přeloží účetní data do jazyka, kterému rozumí management: „Tady ti rostou materiálové náklady o 12 %, sleduj dodavatele. Cash-flow klesá, zpomalila se inkasa – kontaktuj dva hlavní odběratele.“
- Vedení má průběžný přehled o hospodářském výsledku a daně z příjmů. Díky tomu klienta nečekají žádná překvapení na poslední chvíli.
📊 Výsledkem je, že majitelé už nemusí analyzovat tabulky – AI CFO jim říká, co se ve firmě děje a jak na to reagovat.
