Klient a výchozí situace
Majitel IT firmy z Prahy každé dva týdny jezdil do Jičína, aby své účetní předal faktury a účtenky. Každá cesta znamenala 180 kilometrů, což ročně představovalo 4 320 km a minimálně dva celé pracovní dny na cestách. Doklady se pak ručně zadávaly do systému, což bylo nákladné a zdržovalo tým.
Tento proces znamenal:
- Dvě cesty měsíčně (24x ročně).
- 180 km na jednu cestu, celkem 4 320 km ročně.
- Ztrátu minimálně 48 hodin ročně.
- Významné náklady na pohonné hmoty, čas a administrativu.
d
Výzva
Manuální předávání dokladů způsobovalo firmě zbytečné náklady na pohonné hmoty a hlavně ztracený čas, který mohl podnikatel věnovat rozvoji svého byznysu. Firma potřebovala zefektivnit účetní procesy a získat okamžitý přehled o svých financích.
Řešení
Navrhli jsme kompletní digitalizaci účetního procesu pomocí:
- Wflow pro automatizované zpracování účetních dokladů.
- Google Drive pro okamžitý přístup k archivaci dokumentů.
- Rekap pro přehledné finanční reporty generované automaticky.
Díky těmto nástrojům již klient nemusí fyzicky doručovat doklady a může je nahrávat elektronicky odkudkoli. Navrhli jsme také funkční proces, díky kterému není třeba každý dokument konkretizovat a uvádět k němu unikátní informace.
Výsledky
Úspora nákladů:
- Náklady na palivo: 12 096 Kč ročně.
- Úspora 48 hodin času s hodnotou 96 000 Kč (při sazbě 2 000 kč/hod).
Celková úspora: 108 096 Kč
Efektivnější workflow:
- Dokumenty jsou ihned dostupné online.
- Všechny doklady jsou automaticky zaúčtovány.
- Žádné ztráty času a administrativní zátěže.
Závěr
Díky digitalizaci účetních procesů klient ušetřil čas, peníze a zvýšil efektivitu svého podnikání. Už žádné zbytečné cestování – všechno je dostupné online a automatizované.
Chcete také optimalizovat procesy a digitalizovat účetnictví? Napište nám a rádi vás vše připravíme.
