Efektivní administrativa: o 70 % času méně s účetnictvím

Případová studie

Problém:

Neefektivní práce s doklady, ruční zadávání platebních příkazů a vysoká administrativní zátěž.

Řešení:

Automatizace procesů a zvýšení přehlednosti.

Období:

02/2023 - 05/2024

Tým kliniky z Ústí nad Labem poskytuje komplexní zubní péči pro všechny věkové kategorie – od preventivních prohlídek po náročné rekonstrukce chrupu. Zakládají si na preciznosti, individuálním přístupu a používání nejmodernějších technologií. Disponují špičkovým vybavením. Spolupracují s předními laboratořemi a díky pokročilé diagnostice zvládají i složité implantologické zákroky. Již více než 15 let pomáhají klientům ke zdravému a krásnému úsměvu – s důrazem na kvalitu, péči a dostupnost.
0

% méně času tráví klient s administrativou

0

hodin měsíčně jsme klientovi uspořili

0

nových procesů jsme zavedli a automatizovali

0

implementace nástroje Wflow

0

implementace reportingu

Výchozí situace: Problém s efektivitou na dentální klinice

Vedoucí lékařka po směně otevřela e-mail plný faktur. Vytisknout → předat asistentce → seřadit podle splatností → večer ručně přepsat do banky → zaplatit. Následně asistentka všechny doklady znovu skenovala a posílala účetnímu. Chaos, riziko chyb, ztráta času a žádný aktuální přehled.

Hlavní problémy

  • Faktury chodily přímo na e-mail lékařky

  • Ruční tisk, třídění a přepisování do banky

  • Žádný systém pro schvalování ani kontrolu

  • Manuální skenování faktur pro účetní

  • Zbytečný stres, neefektivita a ztráta času

Jak jsme to změnili

Po důkladné analýze problému jsme klientovi navrhli implementaci systému Wflow, moderního nástroje pro digitalizaci a automatizaci účetních procesů. Řešení zahrnovalo několik klíčových kroků:

  1. Centralizace fakturačního procesu:
    Všechny příchozí faktury jsou nyní směrovány na centrální e-mail, který spravuje asistentka kliniky. Ta odpovídá za jejich přeposílání do systému Wflow.
  2. Automatické zpracování a schvalování:
    Wflow umožňuje automatické načtení klíčových údajů z faktur, jako jsou částky, termíny splatnosti a údaje o dodavatelích. Doktorka tak již nemusí ručně kontrolovat každý dokument.
  3. Rychlé schvalování a notifikace:
    Jakmile asistentka fakturu nahraje, paní doktorka obdrží notifikaci k jejímu schválení. Schválené faktury jsou pak připravené k platbě, kterou může paní doktorka provést jediným kliknutím.

Výsledky: Měřitelná zlepšení a spokojenost klienta

Po implementaci systému Wflow se situace na klinice výrazně zlepšila:

  • Časová úspora: Doktorka nyní věnuje administrativě o 70 % méně času než dříve. Tento čas může investovat do péče o pacienty a rozvoje kliniky.
  • Přehlednost: Všechny faktury jsou centralizované a snadno dostupné, což eliminuje riziko ztráty dokumentů nebo chybného zadání.
  • Nižší stres: Díky jednoduchému systému a jasně definovaným procesům je doktorka klidnější a spokojenější.

Závěr: Digitalizace jako klíč k úspěchu

Tato případová studie ukazuje, jak mohou moderní nástroje, jako je Wflow, transformovat procesy i v oborech, kde administrativní zátěž není na první pohled zřejmá. Automatizace a digitalizace účetních procesů nejen šetří čas, ale přináší i klid a větší efektivitu.

Pokud se i vy potýkáte s administrativní zátěží, kontaktujte nás. Rádi vám pomůžeme najít řešení na míru.

Na začátku jsem vůbec netušila, že účetnictví se dá dělat i jinak. MCUAD mi ukázalo, že to může být přehledné, rychlé a bez zbytečného stresu. Máme jasně nastavený systém schvalování, reporting a díky tomu mám konečně přehled nad celou firmou. Vím, co se děje, co čeká na úhradu a co už je hotovo. Takhle si představuju skutečné partnerství.
MUDr. Lenka Náteková
,majitelka

Hlavní změny

 

  • Digitalizace účetnictví zajistila úsporu 70 % administrativy
    v pracovním čase.
  • Díky implementaci a nastavení nových nástrojů a procesů
    může klient schvalovat a platit i více faktur na klik, což je pro něj velký časový benefit. Přidanou hodnotou je přehlednost provedených operací.